דגים, סוד ההצלחה הניהולית ומה שביניהם


השבוע למדתי משהו חדש על דגים.

תמיד חשבתי שהם די אדישים.

שוחים במים ללא דאגות או מחשבות , לא מרגישים ובטח לא שומעים.

אך מסתבר שיש סודות על הדגים שנחקרים כבר לא מעט שנים.

אחד המחקרים חשף אותם לסוגי מוזיקה וקולות שונים כולל אופרה מוצארט ובטהובן. הדגים לא הגיבו לקולות והמחקר סוכם בכך שהם חירשים.

חוקר אחר שהסתקרן לגבי הסוגייה, אימן דג עיוור להגיב לשריקת משרוקית שאחריה קיבל אוכל, לאחר שישה ימים הדג עלה למעלה כל פעם ששמע את צליל המשרוקית.

המסקנה הייתה שדגים אינם חירשים אבל לא מגיבים אותו דבר לכל קול.

ואיך זה קשור לניהול?

אנשים שונים זה מזה זה ברור לכולנו.

הם חושבים ומגיבים אחרת לאותה סיטואציה.

חלקם נראים כמו הדגים האדישים ששום דבר באמת לא משפיע עליהם, אחרים מצליחים לשמוע רק קולות מסוימים, חלק צריכים את השקט שלהם, לכל אחד צרכים ואתגרים שונים, צורת חשיבה והתנהלות שונה.

כיצד יודעים להבחין ולדבר ב"קול" שמתאים לכל אדם?

כיצד מתגברים על מרחק פיזי שנוצר בתקופה האחרונה בין העובדים והמנהלים?

כיצד יוצרים סביבה מרגיעה (אולי כמו מתחת למים) שבחוץ קיימים הרבה רעשים, פחדים ואי וודאות מהבאות?

תקופת הקורונה שהפכה לשגרת הקורונה הביאה איתה אתגרים חדשים עבור מנהלים בארגונים.

בשגרה החדשה ישנם עובדים ומנהלים שעובדים מהבית, אחרים מהמשרד, ארגונים מחלקים את העובדים לימים שונים שבהם יגיעו לעבודה ועל כולם עברו שבועות לא פשוטים.

דווקא בתקופה הזו שמתאפיינת בשבירת פרדיגמות שליוו אותנו במשך שנים הקשורות לתפוקות עובדים, שעות עבודה, ניהול מרחוק, יצירת שייכות ועוד ומצד שני תאוצה דיגיטלית, נדרשת השחזה של המיומנויות הרכות.

אחת המיומנויות החשובות עבור מנהלים ועובדים בארגונים שלא מספיק מדוברת היא מיומנות ההקשבה.

מה זו הקשבה?

הקשבה פעילה היא טכניקת תקשורת בין אישית.

היא כוללת תשומת לב ומודעות לרבדים המילוליים והבלתי מילוליים כמו שפת גוף, אינטונציה, למה שלא נאמר, מה שמעבר לנאמר, למה שנמצא מתחת לפני השטח, צרכים, אנרגיות ועוד.

הקשבה היא בראש ובראשונה נוכחות של כאן ועכשיו, בלי הרעש שבתודעתנו.

אנחנו שומעים עם האוזניים שלנו ומקשיבים עם הרגשות (בוב פרוקטור)

הקשבה נמצאת בין גירוי מסוים שנוצר לבין התגובה שלנו, בזכותה נוכל לבחור את תגובתנו ולצמוח משם.

הקשבה עמוקה היא מצב שבו אנחנו משתיקים את האגו והאוטומט שלנו להגיב לאנשים וסיטואציות. היא מאפשרת לנו להפתיע את עצמינו, להיות יצירתיים יותר ולצאת מאזור הנוחות שלנו.

אם בעבר נתנו חשיבות גדולה יותר לאלו שהשמיעו את קולם, אלו שתמיד יש להם מה להגיד, היום יש מקום יותר ויותר למקשיבים.

אלו שבזכות ההקשבה מגלים מהם הצרכים האמיתיים ומאיזה מקום הצד השני מגיע לשיחה ומשתמשים בכך לנהל ולהניע את אנשים בכל אינטראקציה.

לפי המודל הקו אקטיבי ישנם שלוש רמות הקשבה:

ברמה הראשונה והנפוצה ביותר המקשיב מרכז את תשומת הלב במשמעות של הדברים עבורו. הוא מודע לדיבור הפנימי שלו, למחשבות והצרכים שלו ומנסה במודע או שלא להבין כיצד זה רלוונטי עבורו.

ברמה השנייה תשומת הלב ממוקדת כולה בדובר ובכך מאפשרת לחסום השפעות חיצוניות. זה מאפשר למקשיב לקלוט מעבר לנאמר ולהבין טוב יותר למה התכוון הצד השני ומאיזה מקום הוא אומר את הדברים.

ברמה השלישית ההקשבה מקבלת עומק נוסף כאשר היא מתמקדת גם בסביבה שבה נמצאים ומאפשרת לחוש בשינוי אנרגיה ומצב רוח, כיצד מה שנאמר משפיע על השותף לשיחה ועוד.

חשיבות הלמידה והיישום של הקשבה בקרב מנהלים

התועלות בהקשבה פעילה רבות ורלוונטיות מאוד למנהלים בארגונים.

הקשבה משפיעה על ביצועי עובדים, מגדילה את החיבור לארגון ואת תחושת השייכות, מגבירה את המוטיבציה והרצון לתרום מעבר.

מנהלים נגישים אשר נותנים תחושה של" דלת פתוחה" גם שהדלת היא וירטואלית והמנהל רחוק פיסית, שמתאמצים להקשיב באמת למה שיש לעובדים שלהם לומר מגדילים את שביעות הרצון של העובדים שלהם.

הקשבה בונה יחסי אמון, היא מעצימה את הצד השני ובכך מגדילה את המסוגלות העצמית שלו, עבור מנהל צעיר היא תומכת בתהליך עיצוב זהותו הניהולית.

הקשבה חשובה לעין ערוך גם בתהליכי קליטה בארגון. הקשבה למה העובדים או המנהלים החדשים זקוקים היא קריטית להצלחה ומניסיוני כאשת משאבי אנוש גם לאחר שנים רבות העובדים זוכרים את החוויה והיא משפיעה על החיבור לארגון ולמנהל ועל הביצועים שלהם.

חשוב להיות קשובים גם לעובדים שהשביעות רצון מהביצועים שלהם נמוכה.

שיחה של הקשבה פעילה שמטרתה להבין מעבר למה שנראה את עומק הבעיה יכולה לשנות לגמרי את המצב ולמנוע עזיבה או פיטורים.

לדוגמא, מנהלת אותה אני מלווה התלבטה מאד לגבי הביצועים של מנהל תחתיה, היא הרגישה שהוא לא מספיק קשוב לבקשותיה ולא עובד ע"פ התוכניות המוסכמות, היא שקלה לפטר אותו.

הצעתי לה לשוחח איתו ולהשתמש בהקשבה פעילה.

בשיחה שערכו היא שיתפה את המנהל במה שהיא מרגישה והקשיבה לו בדרך אחרת ממה שעשתה בעבר. פעם ראשונה שהבינה את הצורך שלו בעצמאות והשפעה וביד חופשית. משם נוצר שיח אחר ששינה את מערכת היחסים ביניהם והוא כמובן נשאר בארגון.

חשוב לזכור שמנהלים שישכילו לחזק את מיומנות ההקשבה יצרו פער ביכולות הניהוליות שלהם לעומת הקולגות שלהם.

שני כלים שמסייעים לתרגל הקשבה:

ההקשבה לאחרים עוברת קודם כל דרך הקשבה פנימית לעצמינו.

היכולת להקשיב לקולות והמחשבות הפנימיים, לצרכים האמיתיים, לשאול שאלות שהן יותר רחבות מכאן ועכשיו אשר חלקן נוגעות ברמה האישית וחלקן נוגעות ישירות בקריירה, בקידום, בצרכים שלנו.

לכלי הראשון אני קוראת Zoom in & out - לעצור קדימה.

כל עצירה שלנו לצורך התבוננות מבחוץ מקדמת אותנו.

אני מציעה לקבוע עשרים דקות פגישה שבועית עם עצמינו שבא אנחנו שואלים שאלות, מקשיבים לעומק התשובות, בלי לשפוט ולבקר, שמים אותן על הכתב ומקבלים מתוכן החלטות אישיות וניהוליות.

ההקשבה העצמית היא כלי פשוט ונגיש, היא מחברת את המנהלים לעצמם ובכך לעוצמה שלהם ולמנהיגות. היא מאפשרת למנהל בכל דרג לקבל החלטות קשות אליהן הוא נדרש גם לגבי עצמו וגם לגבי הקבוצה או הארגון אותו הוא מוביל.

מנכ"ל שאני מלווה נדרש לקבל החלטה האם לרוץ מהר יותר עם פיתוח של המוצר או לנקוט בצעדים יותר זהירים לנוכח התקופה.

הוא קיבל כמובן הצעות שונות משותפיו ומהמשקיעים של החברה והיה מאד מתוסכל מהקושי שלו להחליט בסופו של דבר לבד כיצד לפעול.

לאחר שלמד ויישם את כלי ההקשבה פנימה התשובה הפכה להיות מאד ברורה.

הוא צריך לסמוך על עצמו, הוא עשה זאת כבר בעבר, הוא הבין יותר את החששות שלו ומשם הצליח גם להקשיב הקשבה עמוקה לשותפיו, הוא הצליח להנמיך את הפחדים שלהם, לא להתעצבן מתגובותיהם ולהוביל את החברה שלו קדימה.

שאלות לדוגמא למפגש הזום האישי:

  • מה חשוב לי היום כמנהל לעומת העבר (למשל שעות עבודה לעומת תוצאות)?

  • מה הערכים שלי?

  • האם התמודדתי עם הסוגייה הזו בעבר ובאלו חוזקות השתמשתי?

  • על מה אני לא מוכן לוותר כמנהל, על מה כן?

  • מה נחשבת בעיני הצלחה?

  • האם אני פתוח לבחון מחדש הנחות ומסקנות עליהן ביססתי זמן רב את העשייה שלנו בקבוצה?

  • האם יש לנו מנגנוני הקשבה בארגון ובמרחב הניהולי שלנו?

  • מה אני יכול לעשות בכדי לשפר אותם?

  • וברמה האישית- האם אני ממצה את יכולותיי?

  • האם אני מרוצה מתפקידי ומהקידום שלי?

  • מה אני עושה כדי לקדם את עצמי?

הכלי השני הוא שאילת שאלות ושיקוף

לאחר שהמנהל שאל את עצמו שאלות והיה קשוב לרצונותיו וצרכיו, יקל עליו לעשות את אותו התהליך עם עובד או מנהל שתחתיו.

המטרה, לשאול שאלות שנובעות מסקרנות, מחיבור לצד השני .

זוהי אומנות (שרק עליה אפשר לכתוב מאמר) אך היא נרכשת.

השאלות יכולות להתחיל מהמילים: למה אתה מתכוון, כמה, מי, מדוע, מה יעזור לך, מה האפשרויות, מה אתה כן יכול לעשות, אם היית יכול ועוד.

לשאול את השאלות הנכונות בלי אג'נדה לאיזה כיוון התשובה צריכה ללכת או מה נכון לענות. משם בלי מאמץ מגיעה השאלה הבאה.

להיות מודע לכל מה שעולה כולל מסרים בלתי מילוליים.

ולאחר התשובה לשקף לו את הנאמר, לבדוק הבנה דרך חזרה על דבריו דבר הנותן לצד השנה תחושה של הקשבה עמוקה.

האם התכוונת ש...

האם הבנתי נכון ש...

למעשה אתה אומר ש..

לסיכום:

הקשבה זו מילה שמלווה אותנו מילדות.

מבקשים מאיתנו להקשיב להורים, למורים אבל רובינו לא באמת נותנים לה את המקום הראוי לה ולא מבינים עד הסוף את כוחה והשפעתה בתחום התעסוקתי, על מנהלים וארגונים.

במאמר זה ניסיתי לתת צוהר ושני כלים (מתוך רבים) למיומנות זו.

כדי לקדם את מיומנות ההקשבה הדבר הראשון שצריך לעשות ,כמו בדיאטה, הוא להחליט שזה חשוב ושמפנים לכך את תשומת הלב .

זו מיומנות נרכשת אך כמו כל דבר בחיים היא דורשת תרגול.

תחליטו שאתם מתחילים לתרגל כבר היום.

קודם עם עצמכם ואז בבית, בזוגיות עם הילדים.

תשאלו, תתעניינו, אל תגיבו. אל תשפטו. תשאלו ומה עוד?

ותיווכחו בהשפעה האדירה של הכלי הפשוט הזה שנקרא הקשבה.